Quản lý thời gian hiệu quả bằng cách nào?

16/03/2017 13:52

The more time you have, the more money you can make (bạn càng có nhiều thời gian, bạn sẽ càng kiếm được nhiều tiền).

Quản lý Nhân sự tại CareerLink.vn - Trang web Tuyển dụng trực tuyến đáng tin cậy hàng đầu Việt Nam cho rằng mỗi nhân viên muốn làm việc hiệu quả thì cần phải biết cách quản lý quỹ thời gian cá nhân, bởi đó là một trong những kỹ năng quan trọng, quyết định sự thành bại của mỗi người trong cả công việc và cuộc sống.

Gợi ý thông tin tuyển dụng tại https://www.careerlink.vn/tim-viec-lam-nhanh.

Tại sao việc quản lý thời gian lại quan trọng?

Có một câu thành ngữ tiếng Anh như sau: “The more time you have, the more money you can make” (bạn càng có nhiều thời gian, bạn sẽ càng kiếm được nhiều tiền). Trong nhịp sống bận rộn như hiện nay, với chỉ 24 giờ mỗi ngày nhưng chúng ta lại phải đảm đương nhiều công việc với các mối quan hệ trong và ngoài công sở. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có đủ thời gian để làm tất cả mọi thứ mà bạn mong muốn. Nếu không biết sắp xếp công việc hợp lý sẽ dễ dẫn tới cảm giác căng thẳng, mệt mỏi. Việc quản lý thời gian hiệu quả hay không sẽ quyết định sự thành công hay thất bại của từng nước cờ bạn đi trong thời gian sắp tới.

Lập kế hoạch cho một ngày

Lên kế hoạch cho một ngày tức là bạn đang lên lịch trình cho việc sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả. Bạn có biết rằng giá trị lớn nhất mà bản kế hoạch tạo ra chính là phác thảo tổng thể tất cả các việc, mục tiêu phấn đấu, công việc cần hoàn thành, đánh giá mức độ ưu tiên và sắp xếp thứ tự thực hiện cụ thể.

Vì vậy, hãy dành 10 - 15 phút vào buổi tối hôm trước hoặc bắt đầu ngày mới để lên kế hoạch những gì bạn muốn đạt được. Chỉ mất vài phút ngắn ngủi nhưng lại mang đến hiệu quả hơn so với bất cứ công việc nào khác. Sau khi bạn quyết định những gì bạn muốn đạt được và cần phải làm, bước tiếp theo sẽ chỉ là thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra mà thôi.

Bạn có thể sắp xếp công việc một ngày theo thời gian và đặt nhãn ưu tiên theo thứ tự giảm dần. Bạn nên xếp công việc khó nhất và quan trọng nhất vào đầu giờ làm việc bởi đó là lúc bạn giàu năng lượng và tập trung nhất. Ngoài ra, việc đặt khung giờ kiểm tra email, nói chuyện với đồng nghiệp cũng là việc nên làm để tránh các tác nhân gây nhiễu có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của bạn.

Vào cuối ngày, đừng quên tổng kết việc đã hoàn thành, ghi chú công việc/ lịch trình chưa hoàn thành bởi đó chính là nền tảng cho việc hoàn thành kế hoạch cho các ngày tiếp theo.

Chú trọng đến hiệu suất chứ không phải “đa nhiệm”

Với mong muốn gia tăng hiệu suất công việc, nhiều người thực hiện đa nhiệm (làm nhiều việc vào cùng một thời điểm) ở nhiều mức độ khác nhau. Tuy nhiên, sự thật là “đa nhiệm” là một công việc tốn thời gian, hiệu quả kém và dễ mắc sai lầm.

Theo Devora Zack, CEO của Only Connect Consulting thì làm việc đa nhiệm sẽ khiến năng suất lao động của bạn giảm tới 40%. Vì vậy để làm việc hiệu quả, tận dụng tối đa thời gian, bạn nên tập trung hết sức vào làm tốt một công việc, sau đó mới chuyển sang việc khác. Trong lúc đó, đừng để bản thân bị làm phiền bởi các cuộc trò chuyện phiếm, lướt facebook hay chăm chăm kiểm tra email mới. Những yếu tố “gây nhiễu” này sẽ làm giảm sự tập trung và đánh lạc hướng bạn khỏi việc hoàn thành nhiệm vụ được giao. Hãy đặt ra thời hạn kiểm tra email (ví dụ 2 tiếng 1 lần), trò chuyện cùng đồng nghiệp trong giờ giải lao. Có như vậy, bạn mới tập trung 100% trí tuệ và năng lượng vào công việc của mình.

Tuy nhiên, trên thực tế bạn vẫn phải đối mặt với các tình huống phải xử lí nhiều công việc một lúc. Khi đó, hãy ưu tiên thực hiện công việc cấp thiết và quan trọng hơn.

Nghỉ ngơi, thư giãn đúng lúc

Bất cứ khi nào bạn thấy mệt mỏi, quá tải, hãy dành ít nhất 10 - 15 phút để giải lao và nghỉ ngơi đúng lúc. Trong công sở hay cuộc sống hàng này, nếu mọi thứ quá căng thẳng, áp lực có thể khiến cho cơ thể bạn suy yếu và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Hãy đứng dậy và đi lại xung quanh chỗ ngồi, nghe nhạc, tập thể dục hoặc giải trí bằng những thú vui cá nhân như vẽ tranh, đan len, chơi cờ... Hoặc bạn có thể nghĩ về phần thưởng dành cho bản thân như chuyến du lịch cho kỳ nghỉ sắp tới cùng gia đình, bạn bè. Hành động tự khích lệ chính là một trong những cách tuyệt vời nhất để giúp đầu óc của bạn thoải mái và quay trở lại làm việc với năng lượng, nhiệt huyết hơn.

Khi bạn biết sắp xếp công việc một cách khoa học, bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian như được nới rộng và mọi việc trở nên suôn sẻ hơn hẳn. Hi vọng bạn sẽ nhận được những lời khuyên bổ ích từ bài viết này và chúc bạn thành công.

Nguồn: HX (Theo Giadinhvietnam.com)

Clip đang được xem nhiều nhất: Biển người chen lấn, giành giật, dùng vợt tự chế 'cướp cô hồn' ngày rằm tháng bảy